Secretaresse

Als secretaresse ben je onderdeel van het secretariaat én ben je dedicated aan één van de management teams van de organisatie. Jouw werkzaamheden wisselen zich dan ook af tussen taken ondersteunend aan het secretariaat en het management team. 

Het management team bestaat uit 5 collega's, namelijk 1 Partner, 3 Associate Partners en 1 andere Secretaresse. Dit team is het werving & selectie team van de organisatie en zij houden zich bezig met de werving & selectie van (interim)managers en bestuurders in het hoger segment welke zij plaatsen bij hun klanten. Denk hierbij aan CEO's, CFO's, Directeuren, Commercieel Managers en andere management functies. Omdat het erg druk is, is er ruimte voor het aannemen van een extra Secretaresse. Ter ondersteuning aan dit team hou je je onder andere bezig met:

• Het redigeren en publiceren van vacatureteksten;
• Het administratief verwerken van sollicitaties;
• Inplannen van gesprekken tussen kandidaten en de (Associate) Partners;
• Het doorzetten van nieuwe aanvragen en het bewaken van de opvolging hiervan;
• Interne communicatie stroomlijnen binnen het team;
• Ondersteunen bij het organiseren van (jaarlijks terugkerende) events, zoals het jaarlijkse klantevent met 500 gasten, het ski-weekend met het hele bedrijf of de ronde tafel gesprekken met klanten.

Het team van het secretariaat bestaat óók uit 5 collega's (3 Secretaresses, 1 Office Manager, 1 Manager Backoffice) en samen met hen ben jij verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken t.b.v. het kantoor. Het team werkt in 2 shifts (8:30-17:00 & 9:30-18:00) zodat er altijd iemand aanwezig is en met elkaar zijn jullie onder andere verantwoordelijk voor:

• Ontvangen van gasten;
• Beheer mailboxen;
• Agendabeheer;
• Redigeren van offertes, rapportages, presentaties en alle andere zakelijke communicatie die naar buiten gaat;
• Bewaken van de huisstijl bij alle zakelijke communicatie die naar buiten gaat;
• Beheren van het relatiebestand (aanpassingen doen in CRM systeem, nieuwe klanten opvoeren etc.).;
• Ondersteunen bij de organisatie van klantevenementen zoals badges aanmaken, brieven versturen, locaties bellen, catering regelen etc.;
• Allerlei facilitaire taken op kantoor zoals vergaderruimtes klaar zetten voor meetings, vaatwasser in-/uitruimen, kantoorartikelen bestellen, koffiebonen bijvullen etc.

Omdat je continu schakelt tussen werkzaamheden op het secretariaat en in het management team, is het belangrijk dat je heel goed prioriteiten kan stellen, dat je flexibel bent en een echte hands-on mentaliteit hebt. Zo schakel je gemakkelijk tussen het voorbereiden van een vergadering, het redigeren van een presentatie en het bijvullen van de koffiebonen nadat je de nieuwe levering in ontvangst genomen hebt. 

De organisatie waar je terecht komt staat in de markt bekend als een zeer professionele organisatie. Binnen de wereld waarin zij zich bevinden zijn zij echt een "boutique" tussen de rest en de lat ligt dan ook erg hoog. De uitingen naar buiten toe zijn formeel en professioneel en zij verwachten van jou dat jij het beste uit jezelf wil halen en een hoge kwaliteitsstandaard hanteert. Intern, op kantoor, is de relatie tussen de collega's onderling te omschrijven als ontzettend warm, collegiaal, laagdrempelig en is iedereen gelijk. 

In deze functie werk je samen met de huidige Secretaresse. Zij werkt op maandag, dinsdag en donderdag. Voor deze vacature is het een eis dat je beschikbaar bent op woensdag en vrijdag en de 3e dag is in overleg nader te bepalen.